Digitale Akten und Aufgaben

In meiner Praxis haben sich zwei Kategorien als nützlich und sinnvoll für die Bearbeitung und Aufbewahrung meiner Arbeit erwiesen: Akten und Aufgaben.

Alles mit externen Dateien (Bilder, Dokumente usw.) befindet sich unter Akten. Diese Dateien werden seit Jahren immer auf die gleiche Weise erstellt:

JAHR-MONAT-TAG Beschreibung

Dies ermöglicht eine optimale Sortierung nach Datum. Dennoch werden alle Notizen zur jeweiligen Akte in einem speziellen Listen-Verzeichnis gespeichert, in dem auch alle Aufgaben abgelegt sind. Erst wenn die Arbeit an einer Akte abgeschlossen ist, werden diese Notizen zusammen mit allen anderen Dateien in dem jeweiligen Verzeichnis gespeichert und gemäß den einschlägigen Vorschriften oder Verpflichtungen aufbewahrt.

Auch die Aufgaben werden in demselben System gespeichert, das für die Dateien verwendet wird. Nach einem System namens Getting Things Done (GTD) überfliege ich diese Liste jeden Tag, und am Wochenende gehe ich sie akribisch durch, sortiere sie und plane die nächsten Schritte.

Und wenn eine Aufgabe erledigt ist, wird sie archiviert und nicht einfach gelöscht. Der Vorteil der Archivierung ist die Möglichkeit, sich zu erinnern. Wann und wie du etwas gemacht hast, und vor allem warum und womit, sind Fragen, die öfter auftauchen, als du vielleicht denkst. Es ist leicht, bestimmte Details oder Informationen im Laufe der Zeit zu vergessen oder zu verwechseln. Die archivierten Aufgaben helfen dir, dich schnell wieder an sie zu erinnern, wenn du sie das nächste Mal benötigst.

Und das geht schneller und kommt häufiger vor, als viele Leute denken.

Das Geheimnis des Businessplans

In meiner bisherigen Laufbahn habe ich 13 eigene Unternehmen gegründet und zahlreiche andere Menschen beim Aufbau ihrer eigenen Unternehmen begleitet und unterstützt. Unabhängig davon, in welchem Bereich diese Unternehmen tätig waren, gab es immer eine Aufgabe, die zuerst erledigt werden musste.

Der Businessplan muss geschrieben werden.

Zu Beginn meiner beruflichen Laufbahn bestand das Problem für mich immer darin, dass ich Businesspläne nie mochte und ihnen nicht traute, weil es zu viele Variablen gab, die man nicht im Voraus planen konnte.

Trotzdem habe ich die Businesspläne geschrieben und später immer wieder festgestellt, dass die Dinge meist anders gelaufen sind, als ich sie geplant hatte. Genau wie ich gedacht und angenommen hatte! Businesspläne waren für mich völliger Unsinn, und das war für mich die Bestätigung.

Erst viel später habe ich das Geheimnis von Businessplänen verstanden, und es hat nichts mit Planung zu tun.

Es ist die vorherige und detaillierte Auseinandersetzung mit einem Geschäftsmodell, das die besten Erfolgsaussichten verspricht und nicht das Festhalten an einem bestimmten Businessplan per se. Es geht darum, dass du dich mit deiner Idee und der Umsetzung dieser Idee ausführlich auseinandersetzt.

Das ist das Geheimnis von Businessplänen.

Je intensiver du dich im Voraus mit deinen Ideen und Visionen auseinandersetzt, desto größer sind die Chancen, dass du Veränderungen berücksichtigen kannst, wenn sie kommen – und sie werden kommen, trotz des besten Businessplans.

Kreativität nicht bewerten

Kreativität ist unerlässlich, um sowohl gesellschaftlich als auch persönlich voranzukommen. Nur durch Kreativität sind wir in der Lage, neue Lösungen für zahlreiche Probleme zu finden.

Daher sollte niemals die Kreativität an sich bewertet werden, sondern nur die Umsetzung neuer Ideen, die sich aus dieser Kreativität ergeben.

Wenn das nächste Mal jemand eine neue Idee oder einen neuen Vorschlag hat, bewerte nicht die Idee oder den Vorschlag, sondern die mögliche Umsetzung dieser Idee oder dieses Vorschlags.

Wenn die Kreativität gleich zu Beginn bewertet wird, dann werden wir in Zukunft bei der Ideenfindung vorsichtiger sein und das wäre einfach schade.

Bewerte lieber, welche Auswirkungen Ideen haben könnten, wenn sie umgesetzt werden, aber niemals die Idee selbst. (Und ja, egal wie dumm eine Idee im Moment erscheinen mag, denn man weiß nie, wann sich diese dumme Idee als Goldgrube entpuppen könnte).

Die Macht der Abwechslung

Ich tippe viel mit einer Notiz-App namens Standard Notes und gestern hat die Synchronisierung nicht so gut funktioniert. Ohne ins technische Detail zu gehen, war es einfach ärgerlich und ich war nicht produktiv. Ein solcher Fehler ist mir noch nie untergekommen.

Nun musste ich zusätzliche Zeit damit verbringen, die zahlreichen Synchronisationsfehler zu überprüfen und zu beseitigen. Nachdem ich alle Fehler beseitigt hatte, konnte ich endlich wieder arbeiten.

Falsch gedacht. Schon wieder Fehler. Jetzt war ich sauer.

Viele mögliche Fehler wurden geprüft und getestet, sowohl von mir als auch von dem Anbieter. Der Fehler konnte nicht eindeutig identifiziert werden. Somit blieb nur Raum für Spekulationen.

Wenn ich darüber nachdenke, ging es weniger um die technischen Fehler selbst als vielmehr um meine eigene Verärgerung darüber, dass die Dinge nicht so funktionierten, wie sie sollten. Ich hatte dann keine andere Wahl, als mich mit anderen Aufgaben zu beschäftigen.

Ich war abgelenkt, und in dieser Zeit ärgerten mich die Fehler von früher nicht mehr so sehr wie zuvor. Ich war zwar immer noch verärgert, aber nicht mehr so sehr, weil ich mit anderen Dingen beschäftigt war. Die Macht der Abwechslung sorgte für ein wenig Ruhe, obwohl die Probleme bislang nicht gelöst wurden.

Wenn etwas passiert, ohne zu wissen weshalb, warum oder wieso, kann eine kurze Abwechslung hilfreich sein, auch wenn die Antwort oder Erklärung noch offen ist.

Rückblick 2023

Dieser Blog wurde am 1. Januar 2021 ins Leben gerufen, um Gedanken, Anregungen und Erfahrungen zur Lösung von Alltagsproblemen zu vermitteln. Ziel war es, jeden Tag bewusst einen kurzen Blogbeitrag zu schreiben, nicht um zu belehren, sondern um zu inspirieren. Diese Beiträge sollen Ihre eigenen Gedanken begleiten und unterstützen.

Es wurden bisher genau 734 Blogbeiträge veröffentlicht. Insgesamt 139.184 Worte wurden geschrieben, und das macht 190 Worte pro Beitrag im Schnitt. Die gesamte Lesezeit aller Beiträge bisher beträgt 9 Stunden und 49 Minuten. Dafür wurde seit zwei Jahren täglich geschrieben, auch an Feiertagen.

Als langjähriger Selbstständiger, der bekanntlich selbst und ständig arbeiten muss, war diese Aufgabe nicht leicht zu bewältigen, denn es gab immer etwas anders zu tun oder erledigen. Und diese Erfahrung war eine der Erkenntnisse, die ich am eigenen Leib erfahren dürfte. Es war nicht immer leicht.

Jeder Beitrag sollte auch ein bestimmtes Thema behandeln und eine Empfehlung, einen Vorschlag oder eine Erfahrung enthalten. Der Blog soll aber gleichzeitig kein Tagebuch oder Ähnliches sein. Das war tatsächlich nicht immer leicht zu bewerkstelligen.

Nächstes Jahr geht es weiter, denn Problemlösungen werden immer gesucht und es gibt noch viele Themen zu behandeln.

Ich möchte mich bei allen Lesern für die Zeit bedanken, die sie in das Lesen der Gedanken und Vorschläge in diesem Blog investiert haben, und ich freue mich auf das nächste Jahr mit euch. 🙂