Übertriebenes Aufgabenmanagement

Was haben einfache To-do-Listen mit komplexen Aufgabenverwaltungssystemen gemeinsam? Beide sind dazu da, Aufgaben zu erledigen und unser Leben zu vereinfachen.

Das Problem bei vielen Aufgaben ist ihre Komplexität. Nicht die Komplexität der Aufgaben, sondern die Komplexität unserer Systeme und Methoden zur Aufgabenerledigung.

Meine langjährige Erfahrung in verschiedenen Unternehmen hat mir immer wieder die Tendenz zu einem übermäßigen Aufgabenmanagement bestätigt.

Aufgabenmanagement ist dazu da, uns zu helfen, Dinge zu erledigen, und nicht, um Dinge komplizierter oder zeitaufwendiger zu machen.

Wenn wir mehr Zeit mit Aufgabenmanagement als mit den Aufgaben selbst verwenden, dann sind wir auf dem falschen Weg.

Das System oder die Methode zur Aufgabenverwaltung muss einfach zu handhaben und gleichzeitig auch für andere Personen verständlich sein, wenn andere Personen darauf zugreifen müssen.

Ich kenne Unternehmen, die bis heute komplizierte und detaillierte Aufgaben auf Papier verwalten und das funktioniert.

Das Geheimnis der meisten Aufgabenmanagementmethoden ist eine regelmäßige Beschäftigung mit den Aufgaben selbst.

Das war’s, mehr nicht.

Der Rest ist eine Frage des persönlichen Geschmacks.

Aufgaben nach ihrer Erledigung aufbewahren

Es gibt zahlreiche Methoden zur Erledigung von Aufgaben, aber eine Sache wird von den meisten Systemen nur am Rande behandelt: Was tun wir, wenn die Aufgaben erledigt sind?

Es geht nicht darum, gleich mit der nächsten Aufgabe zu beginnen, sondern zu überlegen, was mit den alten und bereits erledigten Aufgaben getan werden sollen.

Oft werden die erledigten Aufgaben einfach abgehackt oder gelöscht und das ist eigentlich schade, denn dadurch verzichten wir auf Erfahrungen und Erinnerungen für später.

Wenn wir Aufgaben erledigen, ist es sinnvoll, dazu Notizen zu machen und sie zusammen mit der jeweiligen Aufgabe zu speichern oder abzulegen. Das bedeutet, dass diese Aufgaben und die Informationen darüber, wie sie erledigt wurden, später bei Bedarf abgerufen werden können. Und der Bedarf kommt meistens schneller als viele Menschen denken.

Auch wenn die betreffende Aufgabe weder kompliziert war noch viele Schritte erforderte, kann es sich als sehr hilfreich erweisen, genau festzuhalten, wann diese Aufgabe erledigt wurde.

Aufgaben können als Nachschlagewerke für später dienen und ersparen uns sowohl Zeit als auch Recherchearbeit für die Erledigung neuer Aufgaben.

Wir müssen die erledigten Aufgaben nur aufbewahren.

Digitale Akten und Aufgaben

In meiner Praxis haben sich zwei Kategorien als nützlich und sinnvoll für die Bearbeitung und Aufbewahrung meiner Arbeit erwiesen: Akten und Aufgaben.

Alles mit externen Dateien (Bilder, Dokumente usw.) befindet sich unter Akten. Diese Dateien werden seit Jahren immer auf die gleiche Weise erstellt:

JAHR-MONAT-TAG Beschreibung

Dies ermöglicht eine optimale Sortierung nach Datum. Dennoch werden alle Notizen zur jeweiligen Akte in einem speziellen Listen-Verzeichnis gespeichert, in dem auch alle Aufgaben abgelegt sind. Erst wenn die Arbeit an einer Akte abgeschlossen ist, werden diese Notizen zusammen mit allen anderen Dateien in dem jeweiligen Verzeichnis gespeichert und gemäß den einschlägigen Vorschriften oder Verpflichtungen aufbewahrt.

Auch die Aufgaben werden in demselben System gespeichert, das für die Dateien verwendet wird. Nach einem System namens Getting Things Done (GTD) überfliege ich diese Liste jeden Tag, und am Wochenende gehe ich sie akribisch durch, sortiere sie und plane die nächsten Schritte.

Und wenn eine Aufgabe erledigt ist, wird sie archiviert und nicht einfach gelöscht. Der Vorteil der Archivierung ist die Möglichkeit, sich zu erinnern. Wann und wie du etwas gemacht hast, und vor allem warum und womit, sind Fragen, die öfter auftauchen, als du vielleicht denkst. Es ist leicht, bestimmte Details oder Informationen im Laufe der Zeit zu vergessen oder zu verwechseln. Die archivierten Aufgaben helfen dir, dich schnell wieder an sie zu erinnern, wenn du sie das nächste Mal benötigst.

Und das geht schneller und kommt häufiger vor, als viele Leute denken.

Das Geheimnis des Businessplans

In meiner bisherigen Laufbahn habe ich 13 eigene Unternehmen gegründet und zahlreiche andere Menschen beim Aufbau ihrer eigenen Unternehmen begleitet und unterstützt. Unabhängig davon, in welchem Bereich diese Unternehmen tätig waren, gab es immer eine Aufgabe, die zuerst erledigt werden musste.

Der Businessplan muss geschrieben werden.

Zu Beginn meiner beruflichen Laufbahn bestand das Problem für mich immer darin, dass ich Businesspläne nie mochte und ihnen nicht traute, weil es zu viele Variablen gab, die man nicht im Voraus planen konnte.

Trotzdem habe ich die Businesspläne geschrieben und später immer wieder festgestellt, dass die Dinge meist anders gelaufen sind, als ich sie geplant hatte. Genau wie ich gedacht und angenommen hatte! Businesspläne waren für mich völliger Unsinn, und das war für mich die Bestätigung.

Erst viel später habe ich das Geheimnis von Businessplänen verstanden, und es hat nichts mit Planung zu tun.

Es ist die vorherige und detaillierte Auseinandersetzung mit einem Geschäftsmodell, das die besten Erfolgsaussichten verspricht und nicht das Festhalten an einem bestimmten Businessplan per se. Es geht darum, dass du dich mit deiner Idee und der Umsetzung dieser Idee ausführlich auseinandersetzt.

Das ist das Geheimnis von Businessplänen.

Je intensiver du dich im Voraus mit deinen Ideen und Visionen auseinandersetzt, desto größer sind die Chancen, dass du Veränderungen berücksichtigen kannst, wenn sie kommen – und sie werden kommen, trotz des besten Businessplans.

Kreativität nicht bewerten

Kreativität ist unerlässlich, um sowohl gesellschaftlich als auch persönlich voranzukommen. Nur durch Kreativität sind wir in der Lage, neue Lösungen für zahlreiche Probleme zu finden.

Daher sollte niemals die Kreativität an sich bewertet werden, sondern nur die Umsetzung neuer Ideen, die sich aus dieser Kreativität ergeben.

Wenn das nächste Mal jemand eine neue Idee oder einen neuen Vorschlag hat, bewerte nicht die Idee oder den Vorschlag, sondern die mögliche Umsetzung dieser Idee oder dieses Vorschlags.

Wenn die Kreativität gleich zu Beginn bewertet wird, dann werden wir in Zukunft bei der Ideenfindung vorsichtiger sein und das wäre einfach schade.

Bewerte lieber, welche Auswirkungen Ideen haben könnten, wenn sie umgesetzt werden, aber niemals die Idee selbst. (Und ja, egal wie dumm eine Idee im Moment erscheinen mag, denn man weiß nie, wann sich diese dumme Idee als Goldgrube entpuppen könnte).