Unsere Aufmerksamkeit und Aufnahmefähigkeit lässt bekanntlich mit der Zeit zunehmend nach. Wir sind zwar noch da, aber wir bekommen nicht mehr alles komplett mit.
Manche Meetings dauern eine gefühlte Ewigkeit, obwohl sie gerade 90 Minuten oder 2 Stunden lang waren. Am Ende waren alle Aspekte des Meetings nicht mehr vollständig in Erinnerung. Genau deswegen gibt es Protokolle und Notizen.
Es stellt sich jedoch die Frage, ob es nicht daher sinnvoller und effektiver für alle Beteiligten wäre, wenn ein Meeting auf das Wesentliche eingeschrumpft wird und die Erläuterungen, Hinweise und weitere Anhaltspunkte anschließend auf Papier verteilt werden. Diese können dann später abgerufen und zum geeigneten Zeitpunkt verwendet werden. Dieser Zeitpunkt ist meistens nicht während des Meetings.
Ein Meeting am Anfang des Tages für nur 20 Minuten verbunden mit einer Verteilung von Notizen und Anweisungen reicht zunächst in fast allen Fällen aus, damit wir wieder produktiv arbeiten können, anstatt Zeit in Meetings zu verbringen.
Am Ende des Tages kann ggf. noch ein Meeting abgehalten werden, um die Ergebnisse zu besprechen, aber auch nur 20 Minuten.
Ein Meeting für 20 Minuten abzuhalten ist in fast allen Fällen die bessere Entscheidung, als ein Meeting für 2 Stunden zu planen. Aufmerksamkeit und Effektivität wird sich durch diese Vorgehensweise von allen Seiten merklich steigern.