Mich erreichen viele E-Mails mit der Frage, weshalb ich seit Anfang des Jahres keine E-Mail Adressen mit @blaz.de mehr benutze. 30 Jahre lang hatte ich die gleichen E-Mail Adressen gehabt und sie waren ziemlich bekannt.
Früher gab es den Ansatz, dass die Verwendung einer E-Mail Adresse mit eigenem Domain professionell wirkt und auch indirekt Werbung für das eigene Unternehmen macht. Man kann sich an solche E-Mails auch angeblich leichter erinnern. Die meisten Firmen haben daher eine info@ oder kontakt@ oder ähnliches als allgemeine E-Mail noch bis heute.
Was hat sich verändert? Menschen wollen nicht mehr mit Firmen arbeiten sondern mit anderen Menschen. Es gibt heute zahlreiche andere Möglichkeiten der Kontaktaufnahme und die meisten sind wesentlich persönlicher. Eine „E-Mail für Alles“ Mentalität ohne direkter Ansprechpartner ist einfach nicht mehr zeitgemäß.
Die Verwendung einer E-Mail mit einem echten Namen wie Vorname.Nachname@firma.de ist nach wie vor völlig in Ordnung und gibt gleich Auskunft über wem man es zu tun hat. Diese Variante ist nach wie vor immerhin besser als eine info@ oder kontakt@ E-Mail Adresse. Falls es Abteilungen mit mehreren Menschen in einem Unternehmen gibt, dann ist eine Abteilung@firma.de ebenfalls in Ordnung und kommt besser an.
Interessant und spannend wird es jedoch wenn wir anfangen, unterschiedliche E-Mails für unterschiedliche Zwecke zu benutzen. Es gibt eine Firmenadresse per E-Mail. Völlig in Ordnung. Aber jetzt gibt es auch eine private E-Mail Adresse, die getrennt gepflegt werden muss. Und eine E-Mail Adresse für Newsletter-Anmeldungen. Und eine E-Mail Adresse für andere Anmeldungen, wo man eine seiner „echten“ E-Mail Adressen nicht bekannt geben möchte. Und das ist nur der Anfang.
Diese Trennung von E-Mail Konten ist jedoch nicht zwangsläufig immer notwendig und kann teilweise sogar irreführend sein, besonders bei Einzelunternehmen wo lediglich eine Person in der Firma arbeitet.
Wenn man für eine einzige E-Mail entscheidet, gibt es verschiedene Faktoren, die vorher geklärt werden müssen.
- Die Möglichkeit einer E-Mail-Archivierung muss vorhanden sein.
- Compliance und Aufbewahrungspflichten müssen geklärt und falls notwendig, umgesetzt werden.
- Eine angemessene Sortierung der eingehenden E-Mails muss automatisch stattfinden um den Überblick zu behalten.
Warum gibt es dann keine @blaz.de E-Mail Adressen mehr? Paar Gründe sind:
- Die Notwendigkeit der Instandhaltung und Pflege eines eigenen E-Mail Servers entfällt.
- Die E-Mail Adresse kann sowohl für private als auch für geschäftliche Zwecke verwendet werden.
- Die Verschlüsselung via PGP findet lediglich für eine E-Mail Adresse statt und muss nicht über mehrere E-Mail Adressen angepasst werden. Wer nur einen Schlüssel für verschiedene E-Mail Adressen nutzt gibt automatisch Auskunft über die anderen E-Mail Adressen mit dem gleichen Schlüssel. Wozu denn getrennt halten?
- Diese E-Mail Adresse kann auch verwendet werden, ohne gleich Auskunft zu diesem Blog und meiner Tätigkeit zu geben. In vielen Fällen ist dies absolut ein Vorteil.
- Die Überzeugung, dass eine E-Mail Adresse wie eine Postanschrift ist. Mit dieser E-Mail Adresse ist diese Person erreichbar.
Wenn ich angeschrieben werde dann kommt die Nachricht zu mir und nicht zu einer Zentrale oder zu einer dritten Person, die für mich in meinem Namen und Auftrag vielleicht antwortet.
Menschen, die mich anschreiben haben es auch verdient, dass ich die E-Mails zumindest überfliege und bei Bedarf, ggf. kurz beantworte. Es ist bei der Anzahl der eingehenden E-Mails hier einfach nicht möglich, jede einzelne E-Mail stets zu beantworten aber gelesen wird alles und die Zeit für ein Dankeschön bei informativen E-Mails wird immer gemacht.
Brauchen wir alle wirklich so viele E-Mail Adressen immer noch?