Monat: Dezember 2022

Ich bin oft gefragt worden, was „besser“ für den Versand von E-Mails ist: HTML oder Text.

Meine Antwort ist meistens: „Verständlich zu schreiben, ist immer besser.“

Gelegentlich werde ich auch nach meiner persönlichen „wichtigsten“ Regel für E-Mails gefragt.

Da wird die Antwort schwieriger, denn viele Faktoren spielen eine Rolle. Eine allgemeine Empfehlung oder Aussage zu machen, ist daher professionell nicht möglich.

Aber eine persönliche Meinung habe ich auf jeden Fall und danach wurde ich auch gefragt.

Also, bitte.

Die wichtigste Regel für E-Mail, zumindest für mich, ist:

Ruf mich nicht sofort nach dem Versand einer E-Mail an, um zu fragen, ob ich diese E-Mail bekommen habe. Auch hier gibt es Ausnahmen, aber sie bestätigen die Regel.

Die für mich wichtigste Regel für E-Mail hat nichts mit E-Mail zu tun, sondern mit dem Telefon. Wenn eine Sache schnell und korrekt am Telefon geklärt werden kann, dann überlege, ob ein Anruf doch besser wäre. Aber auf keinen Fall eine E-Mail senden und dann sofort nach dem Versand anrufen.

Um sicherzustellen, dass dein Gesprächspartner dich wirklich versteht, ist es sicherlich hilfreich, wenn der Inhalt deiner Botschaft klar ist; die Wahl des richtigen Trägers (auch als Medium bezeichnet) für die Botschaft ist jedoch weitaus wichtiger als die Klarheit der Botschaft selbst.

Was ist der Träger?

Der Träger ist der Weg, den du ausgesucht hast, um deine Botschaft zu übermitteln.

Manche Menschen lesen gerne und andere hören lieber Podcasts (visuelle und Audiomenschen).

Vielleicht hast du selbst erlebt, dass bestimmte Menschen lieber eine Sprachnachricht per WhatsApp versenden, anstatt Texte zu tippen. Andere Menschen bevorzugen das Telefonieren, anstatt an einer Videokonferenz teilzunehmen.

Den passenden Träger beim Gesprächspartner zu benutzen, kann die Übertragung und Akzeptanz deiner Botschaft nicht nur erleichtern, sondern auch begünstigen.

Wir sind es gewohnt, meistens eine schnelle Antwort auf unsere Fragen zu bekommen.

Die Bitte um Geduld von einer Suchmaschine, bis der eingegebene Suchbegriff recherchiert und alle Suchergebnisse gesammelt werden können, wäre ebenfalls ziemlich unvorstellbar.

Eine schnelle Antwort wird auch in vielen Situationen verlangt und anschließend hinsichtlich der Geschwindigkeit der Beantwortung bewertet.

Wenn die Ehefrau ihren Mann fragt, warum er spät nach Hause gekommen ist und die ganze Zeit telefonisch nicht erreichbar war, ist eine schnelle Antwort meistens extrem vorteilhaft.

Eine schnelle Antwort impliziert auch einen gewissen Wahrheitsgehalt, auch wenn die Antwort eine Lüge ist, denn wer so schnell eine Antwort gibt, hat keine Zeit, über Lügen nachzudenken, und muss wohl die Wahrheit sagen. So zumindest ist die Denkweise oft.

Aber eine schnelle Antwort kann auswendig gelernt werden, um Wahrheit zu suggerieren.

Wenn die schnelle Antwort nicht wie gewünscht ankommt, dann ist die Zeit reif, über eine weitere und verlangsamte Antwort nachzudenken, auch wenn die Suchmaschinen vielleicht anderer Meinung sind.

Es gibt zahlreiche Bestenlisten für unterschiedliche Bereiche des täglichen Lebens. Wenn wir diese Bestenlisten näher betrachten, gibt es im Grunde nur drei Sorten davon:

Die Unterhaltsamen, die Informativen und die Empfehlungen.

Die Unterhaltsamen.

Das sind die Bestenlisten, die man zum Beispiel im Fernsehen anschauen kann, mit Programmen wie „Die 40 besten Videos des Jahres“. Hier ist die Unterhaltung die eigentliche Absicht der Liste, egal ob im Fernsehen oder woanders. 

Die Informativen.

Das sind die Bestenlisten, die oft mit einem Wettbewerb zu tun haben und darüber berichten möchten, wie beim Deutschen Leichtathletik-Verband oder in einem Sportverein.

Die Empfehlungen.

Das sind die Bestenlisten, die durch Vergleiche oder Bewertungen entstanden sind, wie bei der Stiftung Warentest oder im Internet bei Check24. Mit solchen Bestenlisten wird meistens eine oder werden mehrere Empfehlungen ausgesprochen. 

Bei den Bestenlisten der Kategorie Empfehlungen ist die meiste Vorsicht geboten, insbesondere wenn die Vorgehensweisen, wie die Empfehlungen entstanden und bewertet wurden, nicht nachvollziehbar oder gänzlich unbekannt sind.

Viele Bestenlisten sind Meinungslisten, nur mit einem anderen Namen.

Wenn du ein Problem hast und nach einem neuen, aber ähnlichen Problem suchst, dann gibt es meistens kleine, aber feine Unterschiede zwischen den Problemen, auch wenn sie doch fast identisch sind.

Es sind genau diese kleinen, aber feinen Unterschiede, die unsere Gedanken in neue und unterschiedliche Richtungen lenken können, um das ursprüngliche Problem mit neuen oder unterschiedlichen Impulsen zu lösen.

Der Schlüssel zur Wirksamkeit dieses Ansatzes liegt darin, stets nach einem nahezu identischen Problem zu suchen: Je stärker sich die Probleme voneinander unterscheiden, desto schwieriger wird es, die gefundenen potenziellen neuen Lösungen umzusetzen.

Es geht auch nicht darum, neue Probleme zu suchen, um die alten Probleme zu verdrängen, sondern darum, eine weitere Möglichkeit der kreativen Lösungssuche zu aktivieren.