Generell soll die Digitalisierung unsere Arbeit erleichtern, und in vielen Bereichen ist dieser Übergang zwar gelungen, jedoch in anderen (noch) nicht.
Dabei spielt die menschliche Kommunikation eine zentrale Rolle. Daher ist es für alle Beteiligten sinnvoll und hilfreich, ein gemeinsames Verständnis über die digitale Kommunikation per E-Mail zu haben, damit alle davon profitieren können.
Es wurde bereits hier im Blog darüber berichtet, aber da es immer wieder Unklarheiten und Missverständnisse gibt, ist eine Wiederholung nicht verkehrt.
- Empfehlung: Nur ein Thema pro E-Mail
E-Mails sind kurz zu halten und mit einem einzigen Thema pro E-Mail zu versenden. Gibt es zwei Themen, dann sind zwei getrennte E-Mails zu versenden. Tatsächlich erleichtert diese Vorgehensweise die Beantwortung und sorgt für zusätzliche Sorgfalt, denn es kann nichts übersehen oder vergessen werden, wenn nur ein Thema behandelt wird.
- Empfehlung: Komplizierte Themen trennen
Gibt es nur ein Thema, aber das Thema ist detailliert oder kompliziert, dann ist es ebenfalls sinnvoll und hilfreich zu trennen, und zwar in kleinen Einheiten oder Teilen, die getrennt voneinander bearbeitet werden. Anschließend können die einzelnen Teile zusammengebracht werden.
- Empfehlung: Teilnehmer prüfen
Müssen tatsächlich alle E-Mails an unterschiedliche Personen per CC gesendet werden? Müssen wirklich alle Empfänger diese E-Mails erhalten oder wäre es möglicherweise sinnvoller, wenn anschließend eine Zusammenfassung alle Informationen gesendet wird?
- Empfehlung: Zeitliche Rahmen
Ruf niemals gleich nach dem Versand einer E-Mail an, um zu fragen, ob deine E-Mail angekommen ist. Niemals. Schreib in der E-Mail selbst, bis wann du spätestens eine Antwort benötigst oder erwartest. Erst wenn keine Antwort innerhalb dieser Zeit kommt, kann eine zusätzliche Erinnerungs-E-Mail gesendet werden.
- Empfehlung: Muss es eine E-Mail sein?
Manche Themen lassen sich einfach schneller und effektiver telefonisch oder persönlich behandeln, als per E-Mail. Andere Themen können vielleicht besser per Instant-Messenger oder mit anderen Apps oder Programmen erledigt werden. E-Mail ist kein Gesetz, sondern ein Werkzeug, das uns helfen soll, effektiver zu arbeiten. Wenn das Werkzeug nicht passt oder geeignet ist, dann muss es auch nicht benutzt werden.