Notizen werden für alle möglichen Szenarien verwendet, hauptsächlich um Inhalte festzuhalten und sicherzustellen, dass nichts missverstanden oder vergessen wird.
Die Herausforderung besteht meist darin, die gewünschten Notizen später zu finden.
Ich selbst arbeite mit mehreren Tausend Notizen in verschiedenen Bereichen und für unterschiedliche Zwecke. Diese Notizen sind für Kunden nach Aktenzeichen und für private Zwecke in Verzeichnissen sortiert.
Früher habe ich auch mit Tagebüchern gespielt und sie alle ausprobiert, digital und analog. Um ehrlich zu sein, wurde mir das mit der Zeit einfach zu viel und ich habe aufgehört, ein Tagebuch zu führen. Auch mein sogenanntes Dankbarkeitstagebuch mit den Dingen, für die ich täglich dankbar bin, habe ich nicht mehr benutzt. Das ist wirklich sehr schade, denn viele Erinnerungen und Erfahrungen gehen mit der Zeit verloren, wenn sie nicht festgehalten werden.
Aber wie kann es sein, dass ich Tausende Notizen akribisch bearbeite und speichere, aber meine eigenen Bedürfnisse vernachlässige?
Die Antwort war der Aufwand.
Es war mir einfach zu zeitaufwendig, die verschiedenen Systeme (Textsorten, Verschlüsselungsvarianten und Formate) regelmäßig zu nutzen und zu pflegen.
Somit habe ich angefangen, meine Systeme zu reduzieren und inzwischen habe ich nur zwei: Aktenzeichen für geschäftliche Zwecke und ein privates Tagebuch.
Und jetzt kommen die unzähligen To-do-Listen, die sich immer auf meinem Schreibtisch stapeln. Viele Aufgaben werden hier erledigt und gelöscht. Das war der Fehler, denn so geht der Lerneffekt verloren. Aufgaben können zwar als erledigt gespeichert werden, aber jeder, der mit wirklich vielen Aufgaben zu tun hat, weiß, dass das Abhaken als erledigt keine wirkliche und sinnvolle Lösung ist, denn auch hier geht der Überblick schnell verloren.
Die Lösung für die erledigten Aufgaben war das Tagebuch. Alles, was erledigt wurde, wurde im Tagebuch gespeichert, zusammen mit einigen Informationen darüber. Das Tagebuch ist verschlüsselt und indiziert. Ich kann also nach Schlüsselwörtern suchen, wenn ich etwas finden will. Und das funktioniert.
Mit diesem Ansatz kann ich mehr speichern und finden als je zuvor. Wenn wir unser Handeln auf Erfahrung und Wissen gründen wollen, müssen die Informationen zunächst verfügbar und dann auffindbar sein.
Und der Aufwand muss vertretbar sein, sonst haben alle Systeme keinen Bestand.