Es gibt zahlreiche und unterschiedliche Möglichkeiten, Ziele zu erreichen. Eine ganze Industrie beschäftigt sich sogar damit, denn der Bedarf an Lösungen ist hoch.
Was sich für mich als hilfreich erwies, war die Unterscheidung zwischen Aufgaben und Projekten.
Eine Aufgabe kann nur einen einzigen Schritt erfordern, um erledigt zu werden. Erfordert die Aufgabe mehrere Schritte, dann sind die Aufgaben ein Projekt.
Projekte enthalten mehrere Schritte und werden nacheinander mit Aufgaben abgearbeitet.
Letztlich zielen die meisten Aufgabenverwaltungssysteme darauf ab, Aufgaben zu definieren, auszuwählen und schrittweise zu erledigen.
Projekte werden bei mir als einfache Text-Notizen gespeichert. In einer solchen Notiz werden die einzelnen Schritte für die Erledigung des jeweiligen Projekts niedergeschrieben. Anschließend wird bewertet, ob die Zeit reif ist, eine Aufgabe aus einem der Projekt-Schritte zu machen. Wenn die Aufgabe erledigt wird, dann gibt es einen Vermerk in der jeweiligen Projekt-Notiz. Somit bleibt der Überblick und Nachvollziehbarkeit der einzelnen Schritte immer erhalten.
Jede Woche werden die aktuellen Projekte besichtigt und die jeweiligen Aufgaben in vorgesehenen Zeitfenstern eingetragen. Flexibilität ist unerlässlich, denn viele Aufgaben werden nicht so wie vorgesehen erledigt werden können und müssen aufgeschoben oder komplett geändert werden.
Aber sämtliche Aufgaben und Projekte werden mit diesem System immer im Blick gehalten und werden wesentlich schneller abgehackt, als viele Systeme, die ich schon ausprobiert habe. Und das waren schon sehr, sehr viele Systeme.
Vielleicht hilft dir die Unterscheidung zwischen Aufgaben und Projekten, so wie sie mir geholfen hat.