In meiner Praxis haben sich zwei Kategorien als nützlich und sinnvoll für die Bearbeitung und Aufbewahrung meiner Arbeit erwiesen: Akten und Aufgaben.
Alles mit externen Dateien (Bilder, Dokumente usw.) befindet sich unter Akten. Diese Dateien werden seit Jahren immer auf die gleiche Weise erstellt:
JAHR-MONAT-TAG Beschreibung
Dies ermöglicht eine optimale Sortierung nach Datum. Dennoch werden alle Notizen zur jeweiligen Akte in einem speziellen Listen-Verzeichnis gespeichert, in dem auch alle Aufgaben abgelegt sind. Erst wenn die Arbeit an einer Akte abgeschlossen ist, werden diese Notizen zusammen mit allen anderen Dateien in dem jeweiligen Verzeichnis gespeichert und gemäß den einschlägigen Vorschriften oder Verpflichtungen aufbewahrt.
Auch die Aufgaben werden in demselben System gespeichert, das für die Dateien verwendet wird. Nach einem System namens Getting Things Done (GTD) überfliege ich diese Liste jeden Tag, und am Wochenende gehe ich sie akribisch durch, sortiere sie und plane die nächsten Schritte.
Und wenn eine Aufgabe erledigt ist, wird sie archiviert und nicht einfach gelöscht. Der Vorteil der Archivierung ist die Möglichkeit, sich zu erinnern. Wann und wie du etwas gemacht hast, und vor allem warum und womit, sind Fragen, die öfter auftauchen, als du vielleicht denkst. Es ist leicht, bestimmte Details oder Informationen im Laufe der Zeit zu vergessen oder zu verwechseln. Die archivierten Aufgaben helfen dir, dich schnell wieder an sie zu erinnern, wenn du sie das nächste Mal benötigst.
Und das geht schneller und kommt häufiger vor, als viele Leute denken.