Einer der besten Tipps für die Bewältigung von E-Mails ist es, sämtliche E-Mails im Posteingang zu löschen. Natürlich nicht, bevor sie gelesen oder bearbeitet wurden, sondern danach. Besonders wenn du nicht aufbewahrungspflichtig bist und E-Mails nicht unverändert im Posteingang lassen musst, ist diese Methode hervorragend.
Das Geheimnis bei der Anwendung dieser Methode ist die Speicherung der Antwort. Die Antwort muss natürlich auch die Originalnachricht beinhalten oder zitieren. In solchen Fällen hast du sowohl die Originalnachricht als auch die Antwort im Ordner GESENDET sofort nach Bedarf abrufbereit. Wozu zwei Nachrichten speichern (Posteingang und Postausgang), wenn alles im Ordner Postausgang gespeichert werden kann?
In anderen Fällen, wenn eine Antwort nicht möglich oder geeignet ist, soll überlegt werden, wozu diese Nachricht überhaupt da ist. Ist die Information tatsächlich so derart wichtig, dass du sie noch speichern musst? Meistens handelt es sich um Anhänge oder Verträge, die noch aufbewahrt werden müssen. Anhänge mit allen wichtigen Daten können gespeichert werden, und zwar in einem Ordner auf der Festplatte oder im Netz. Falls notwendig, kann auch die E-Mail als PDF einfach ausgedruckt und auch im gleichen Ordner mit den Anhängen gespeichert werden.
Einen leeren Posteingang zu haben sorgt nicht nur für mehr Ruhe, sondern auch für mehr Gelassenheit. Nichts ist verloren, nur anders abgelegt, damit du dich nicht unnötig damit beschäftigen musst. Nur, wenn du möchtest, aber nur dann.