Notizen, Tagebuch und To-do-Liste

Notizen werden für alle möglichen Szenarien verwendet, hauptsächlich um Inhalte festzuhalten und sicherzustellen, dass nichts missverstanden oder vergessen wird.

Die Herausforderung besteht meist darin, die gewünschten Notizen später zu finden.

Ich selbst arbeite mit mehreren Tausend Notizen in verschiedenen Bereichen und für unterschiedliche Zwecke. Diese Notizen sind für Kunden nach Aktenzeichen und für private Zwecke in Verzeichnissen sortiert.

Früher habe ich auch mit Tagebüchern gespielt und sie alle ausprobiert, digital und analog. Um ehrlich zu sein, wurde mir das mit der Zeit einfach zu viel und ich habe aufgehört, ein Tagebuch zu führen. Auch mein sogenanntes Dankbarkeitstagebuch mit den Dingen, für die ich täglich dankbar bin, habe ich nicht mehr benutzt. Das ist wirklich sehr schade, denn viele Erinnerungen und Erfahrungen gehen mit der Zeit verloren, wenn sie nicht festgehalten werden.

Aber wie kann es sein, dass ich Tausende Notizen akribisch bearbeite und speichere, aber meine eigenen Bedürfnisse vernachlässige?

Die Antwort war der Aufwand.

Es war mir einfach zu zeitaufwendig, die verschiedenen Systeme (Textsorten, Verschlüsselungsvarianten und Formate) regelmäßig zu nutzen und zu pflegen.

Somit habe ich angefangen, meine Systeme zu reduzieren und inzwischen habe ich nur zwei: Aktenzeichen für geschäftliche Zwecke und ein privates Tagebuch.

Und jetzt kommen die unzähligen To-do-Listen, die sich immer auf meinem Schreibtisch stapeln. Viele Aufgaben werden hier erledigt und gelöscht. Das war der Fehler, denn so geht der Lerneffekt verloren. Aufgaben können zwar als erledigt gespeichert werden, aber jeder, der mit wirklich vielen Aufgaben zu tun hat, weiß, dass das Abhaken als erledigt keine wirkliche und sinnvolle Lösung ist, denn auch hier geht der Überblick schnell verloren.

Die Lösung für die erledigten Aufgaben war das Tagebuch. Alles, was erledigt wurde, wurde im Tagebuch gespeichert, zusammen mit einigen Informationen darüber. Das Tagebuch ist verschlüsselt und indiziert. Ich kann also nach Schlüsselwörtern suchen, wenn ich etwas finden will. Und das funktioniert.

Mit diesem Ansatz kann ich mehr speichern und finden als je zuvor. Wenn wir unser Handeln auf Erfahrung und Wissen gründen wollen, müssen die Informationen zunächst verfügbar und dann auffindbar sein.

Und der Aufwand muss vertretbar sein, sonst haben alle Systeme keinen Bestand.

Wann soll ich aufhören?

Diese Frage wird oft gestellt, bevor eine Entscheidung getroffen wird. Eine Tätigkeit oder ein Projekt soll beendet werden, die Frage ist nur, wann genau?

Die Antwort ist einfach: nie ohne Ersatz.

Ersatz ist die Tätigkeit oder das Projekt, das nach Abschluss einer Tätigkeit begonnen wird.

Oft wird gesagt, man solle aufhören, wenn man ein Ziel erreicht hat, aber das ist nur die halbe Wahrheit, denn nach dem Ende einer Aktivität entsteht ein geistiges Vakuum. Ohne einen Ersatz tritt geistige Stagnation ein.

Effektiver ist es, nicht zu fragen, wann ich aufhören soll, sondern was ich tun werde, wenn ich aufhöre.

Hast du noch keinen Ersatz? Dann ist der Zeitpunkt auch noch nicht gekommen, aufzuhören.

Eigene Vorstellungen davon, was hinter den Kulissen geschieht

Wenn etwas hinter den Kulissen geschieht, gibt es zwei Möglichkeiten. Entweder wir finden es heraus oder wir erfahren nichts.

Wenn wir davon erfahren, haben wir meist etwas damit zu tun oder sind selbst davon betroffen.

Wenn wir es nicht erfahren, sind wir entweder nicht betroffen oder wir sind nicht interessiert und ignorieren die Angelegenheit bewusst.

Es kann gefährlich sein, wenn wir anfangen, unsere eigenen Ansichten darüber zu entwickeln, was unserer Meinung nach hinter den Kulissen geschieht, und wenn diese dann mit der Zeit zu Überzeugungen werden.  Wir werden dann felsenfest überzeugt, dass unsere Vorstellungen der Wahrheit entsprechen.

Es ist hilfreich, daran zu denken, dass wir nie alles wissen werden, was hinter den Kulissen geschieht. Unsere Vorstellungskraft und Fantasie mögen diese Vorstellung jedoch nicht und würden diese Lücke gerne mit falschen Informationen schließen.

Weisheit beginnt aber, wenn wir akzeptieren, dass wir nie alles wissen können oder werden. Dann sind wir weniger damit beschäftigt, darüber nachzudenken, was hinter den Kulissen vor sich geht, und wir können unsere Zeit und Energie wichtigeren Dingen widmen.

Der Plan, keinen Plan zu haben

Sowohl der persönliche als auch der geschäftliche Erfolg erfordern in der Regel einen Plan. Für viele Menschen bedeutet das Fehlen eines Plans, dass sie sich orientierungslos treiben lassen.

Was jedoch oft vergessen oder unterschätzt wird, ist die Kraft einer gewissen Planlosigkeit, denn in solchen Fällen ist man offener für Neues als wenn man sich mit einem Plan beschäftigt.

Einen Plan ohne Plan zu haben, bedeutet, dass du keine andere Aktivität vorplanen darfst. Das entscheidende Wort ist „vorplanen“. Wenn sich zufällig eine andere Aktivität ergibt, dann ist das in Ordnung, aber nichts sollte im Voraus geplant werden.

Der Plan ohne Plan ist auch immer zeitlich begrenzt, aber inhaltlich darf es nichts geben.

Der Anfang kann auch schwierig sein, besonders für Menschen, die daran gewöhnt sind, alles im Voraus zu planen und nichts dem Zufall zu überlassen. Es ist hilfreich, sich vor Augen zu halten, dass diese Zeit geplant war und man am Ende zu den geplanten Aktivitäten zurückkehren kann.

Es lohnt sich, einen Plan zu machen, keinen Plan zu haben und die Zeit über sich ergehen zu lassen, denn man kann nicht alles planen und das ist auch gut so.

Oder hast du im Voraus genau geplant, deine Partnerin oder Partner zu treffen und sich in diese Person zu verlieben? Kann es sein, dass du diese Person niemals wahrgenommen hättest, wenn du mit deinen anderen Aufgaben beschäftigt wärst?

Bitte mache jetzt einen Plan, um für eine gewisse Zeit später, keinen Plan zu haben. Du wirst es nicht bereuen.

Wenn das Schlimmste zuerst kommt

Normalerweise sind wir froh, wenn das Schlimmste zuerst eintritt, denn dann kann es nur noch besser werden. Zumindest theoretisch. Dennoch kann uns dieser Gedanke ein wenig Optimismus und Zuversicht geben.

Es lohnt sich jedoch immer, das Schlimmste im Voraus zu definieren oder zumindest eine Vorstellung davon zu haben, und hier scheitern die meisten Menschen. Nicht umsonst sagt man, dass es gerade dann, wenn man denkt, es kann nicht mehr schlimmer kommen, sofort schlimmer wird. Das Schlimmste wurde nicht vorher definiert oder vorgestellt.

Es ist genauso wichtig, das Schlimmste im Voraus so gut wie möglich zu definieren, wie es auch wichtig ist, einen Plan B für ein Projekt zu haben.

„Was ist das Schlimmste, was passieren kann?“ ist eine der aufschlussreichsten Fragen, die man sich bei der Lösung eines Problems stellen kann. Danach kann es tatsächlich nur noch besser werden, denn das Schlimmste wurde bereits definiert.