Aufgaben und Projekte

Es gibt zahlreiche und unterschiedliche Möglichkeiten, Ziele zu erreichen. Eine ganze Industrie beschäftigt sich sogar damit, denn der Bedarf an Lösungen ist hoch.

Was sich für mich als hilfreich erwies, war die Unterscheidung zwischen Aufgaben und Projekten.

Eine Aufgabe kann nur einen einzigen Schritt erfordern, um erledigt zu werden. Erfordert die Aufgabe mehrere Schritte, dann sind die Aufgaben ein Projekt.

Projekte enthalten mehrere Schritte und werden nacheinander mit Aufgaben abgearbeitet.

Letztlich zielen die meisten Aufgabenverwaltungssysteme darauf ab, Aufgaben zu definieren, auszuwählen und schrittweise zu erledigen.

Projekte werden bei mir als einfache Text-Notizen gespeichert. In einer solchen Notiz werden die einzelnen Schritte für die Erledigung des jeweiligen Projekts niedergeschrieben. Anschließend wird bewertet, ob die Zeit reif ist, eine Aufgabe aus einem der Projekt-Schritte zu machen. Wenn die Aufgabe erledigt wird, dann gibt es einen Vermerk in der jeweiligen Projekt-Notiz. Somit bleibt der Überblick und Nachvollziehbarkeit der einzelnen Schritte immer erhalten.

Jede Woche werden die aktuellen Projekte besichtigt und die jeweiligen Aufgaben in vorgesehenen Zeitfenstern eingetragen. Flexibilität ist unerlässlich, denn viele Aufgaben werden nicht so wie vorgesehen erledigt werden können und müssen aufgeschoben oder komplett geändert werden.

Aber sämtliche Aufgaben und Projekte werden mit diesem System immer im Blick gehalten und werden wesentlich schneller abgehackt, als viele Systeme, die ich schon ausprobiert habe. Und das waren schon sehr, sehr viele Systeme.

Vielleicht hilft dir die Unterscheidung zwischen Aufgaben und Projekten, so wie sie mir geholfen hat.

Was bedeutet BDA wirklich?

Dieser Begriff ist natürlich ein Akronym, aber vielleicht nicht das, was viele Leute denken. Auf der Suche nach Bedeutungen ist Wikipedia sehr hilfreich:

BDA steht für:

Leider enthält diese Liste nicht die Bedeutung, nach der wir suchen, denn es gibt wirklich nur eine Bedeutung für BDA, wenn es um die Lösung von Alltagsproblemen geht:

Beweg Deinen Arsch.

Wenn dieser Ausdruck ein wenig radikal klingt, dann kann man ein bestimmtes Wort durch Gesäß oder Hinterteil und für die Mediziner unter uns, durch den Fachausdruck Musculus gluteus maximus ersetzen, Hauptsache, die Botschaft wird verstanden. Mir gefällt jedoch die erste Variante am besten.

Übrigens, BDA ist kein Ziel, sondern eine Entscheidung etwas zu tun oder zu unterlassen. Es muss nicht viel sein, aber ein kleiner, winziger Schritt zu unternehmen ist immer besser als große Pläne zu schmieden, die niemals umgesetzt werden.

Du weißt jetzt was zu tun ist. BDA.

Notizen, Tagebuch und To-do-Liste

Notizen werden für alle möglichen Szenarien verwendet, hauptsächlich um Inhalte festzuhalten und sicherzustellen, dass nichts missverstanden oder vergessen wird.

Die Herausforderung besteht meist darin, die gewünschten Notizen später zu finden.

Ich selbst arbeite mit mehreren Tausend Notizen in verschiedenen Bereichen und für unterschiedliche Zwecke. Diese Notizen sind für Kunden nach Aktenzeichen und für private Zwecke in Verzeichnissen sortiert.

Früher habe ich auch mit Tagebüchern gespielt und sie alle ausprobiert, digital und analog. Um ehrlich zu sein, wurde mir das mit der Zeit einfach zu viel und ich habe aufgehört, ein Tagebuch zu führen. Auch mein sogenanntes Dankbarkeitstagebuch mit den Dingen, für die ich täglich dankbar bin, habe ich nicht mehr benutzt. Das ist wirklich sehr schade, denn viele Erinnerungen und Erfahrungen gehen mit der Zeit verloren, wenn sie nicht festgehalten werden.

Aber wie kann es sein, dass ich Tausende Notizen akribisch bearbeite und speichere, aber meine eigenen Bedürfnisse vernachlässige?

Die Antwort war der Aufwand.

Es war mir einfach zu zeitaufwendig, die verschiedenen Systeme (Textsorten, Verschlüsselungsvarianten und Formate) regelmäßig zu nutzen und zu pflegen.

Somit habe ich angefangen, meine Systeme zu reduzieren und inzwischen habe ich nur zwei: Aktenzeichen für geschäftliche Zwecke und ein privates Tagebuch.

Und jetzt kommen die unzähligen To-do-Listen, die sich immer auf meinem Schreibtisch stapeln. Viele Aufgaben werden hier erledigt und gelöscht. Das war der Fehler, denn so geht der Lerneffekt verloren. Aufgaben können zwar als erledigt gespeichert werden, aber jeder, der mit wirklich vielen Aufgaben zu tun hat, weiß, dass das Abhaken als erledigt keine wirkliche und sinnvolle Lösung ist, denn auch hier geht der Überblick schnell verloren.

Die Lösung für die erledigten Aufgaben war das Tagebuch. Alles, was erledigt wurde, wurde im Tagebuch gespeichert, zusammen mit einigen Informationen darüber. Das Tagebuch ist verschlüsselt und indiziert. Ich kann also nach Schlüsselwörtern suchen, wenn ich etwas finden will. Und das funktioniert.

Mit diesem Ansatz kann ich mehr speichern und finden als je zuvor. Wenn wir unser Handeln auf Erfahrung und Wissen gründen wollen, müssen die Informationen zunächst verfügbar und dann auffindbar sein.

Und der Aufwand muss vertretbar sein, sonst haben alle Systeme keinen Bestand.

Wann soll ich aufhören?

Diese Frage wird oft gestellt, bevor eine Entscheidung getroffen wird. Eine Tätigkeit oder ein Projekt soll beendet werden, die Frage ist nur, wann genau?

Die Antwort ist einfach: nie ohne Ersatz.

Ersatz ist die Tätigkeit oder das Projekt, das nach Abschluss einer Tätigkeit begonnen wird.

Oft wird gesagt, man solle aufhören, wenn man ein Ziel erreicht hat, aber das ist nur die halbe Wahrheit, denn nach dem Ende einer Aktivität entsteht ein geistiges Vakuum. Ohne einen Ersatz tritt geistige Stagnation ein.

Effektiver ist es, nicht zu fragen, wann ich aufhören soll, sondern was ich tun werde, wenn ich aufhöre.

Hast du noch keinen Ersatz? Dann ist der Zeitpunkt auch noch nicht gekommen, aufzuhören.

Eigene Vorstellungen davon, was hinter den Kulissen geschieht

Wenn etwas hinter den Kulissen geschieht, gibt es zwei Möglichkeiten. Entweder wir finden es heraus oder wir erfahren nichts.

Wenn wir davon erfahren, haben wir meist etwas damit zu tun oder sind selbst davon betroffen.

Wenn wir es nicht erfahren, sind wir entweder nicht betroffen oder wir sind nicht interessiert und ignorieren die Angelegenheit bewusst.

Es kann gefährlich sein, wenn wir anfangen, unsere eigenen Ansichten darüber zu entwickeln, was unserer Meinung nach hinter den Kulissen geschieht, und wenn diese dann mit der Zeit zu Überzeugungen werden.  Wir werden dann felsenfest überzeugt, dass unsere Vorstellungen der Wahrheit entsprechen.

Es ist hilfreich, daran zu denken, dass wir nie alles wissen werden, was hinter den Kulissen geschieht. Unsere Vorstellungskraft und Fantasie mögen diese Vorstellung jedoch nicht und würden diese Lücke gerne mit falschen Informationen schließen.

Weisheit beginnt aber, wenn wir akzeptieren, dass wir nie alles wissen können oder werden. Dann sind wir weniger damit beschäftigt, darüber nachzudenken, was hinter den Kulissen vor sich geht, und wir können unsere Zeit und Energie wichtigeren Dingen widmen.