Eine Enttäuschung kann nur dann entstehen, wenn es vorher eine Erwartung gab.
Keine Erwartung = keine Enttäuschung.
Eine Vorstellung kann auch eine Erwartung sein, insbesondere dann, wenn die Vorstellung auf ein Ereignis in der Zukunft gerichtet ist.
Viele Enttäuschungen lassen sich vermeiden, wenn wir gelegentlich unsere Erwartungen und Vorstellungen hinterfragen und uns einen Moment Zeit nehmen, um darüber nachzudenken, ob sie uns dienlich oder eher hinderlich sind.
Generell soll die Digitalisierung unsere Arbeit erleichtern, und in vielen Bereichen ist dieser Übergang zwar gelungen, jedoch in anderen (noch) nicht.
Dabei spielt die menschliche Kommunikation eine zentrale Rolle. Daher ist es für alle Beteiligten sinnvoll und hilfreich, ein gemeinsames Verständnis über die digitale Kommunikation per E-Mail zu haben, damit alle davon profitieren können.
Es wurde bereits hier im Blog darüber berichtet, aber da es immer wieder Unklarheiten und Missverständnisse gibt, ist eine Wiederholung nicht verkehrt.
E-Mails sind kurz zu halten und mit einem einzigen Thema pro E-Mail zu versenden. Gibt es zwei Themen, dann sind zwei getrennte E-Mails zu versenden. Tatsächlich erleichtert diese Vorgehensweise die Beantwortung und sorgt für zusätzliche Sorgfalt, denn es kann nichts übersehen oder vergessen werden, wenn nur ein Thema behandelt wird.
Gibt es nur ein Thema, aber das Thema ist detailliert oder kompliziert, dann ist es ebenfalls sinnvoll und hilfreich zu trennen, und zwar in kleinen Einheiten oder Teilen, die getrennt voneinander bearbeitet werden. Anschließend können die einzelnen Teile zusammengebracht werden.
Müssen tatsächlich alle E-Mails an unterschiedliche Personen per CC gesendet werden? Müssen wirklich alle Empfänger diese E-Mails erhalten oder wäre es möglicherweise sinnvoller, wenn anschließend eine Zusammenfassung alle Informationen gesendet wird?
Ruf niemals gleich nach dem Versand einer E-Mail an, um zu fragen, ob deine E-Mail angekommen ist. Niemals. Schreib in der E-Mail selbst, bis wann du spätestens eine Antwort benötigst oder erwartest. Erst wenn keine Antwort innerhalb dieser Zeit kommt, kann eine zusätzliche Erinnerungs-E-Mail gesendet werden.
Manche Themen lassen sich einfach schneller und effektiver telefonisch oder persönlich behandeln, als per E-Mail. Andere Themen können vielleicht besser per Instant-Messenger oder mit anderen Apps oder Programmen erledigt werden. E-Mail ist kein Gesetz, sondern ein Werkzeug, das uns helfen soll, effektiver zu arbeiten. Wenn das Werkzeug nicht passt oder geeignet ist, dann muss es auch nicht benutzt werden.
Folgende Mitteilung kam heute per E-Mail von einer bekannten Bank, die gerne wissen möchte, wie ihre Arbeitsweise ist und was sie besser machen können.
Ihr Feedback ist uns wichtig!
Liebe Kundinnen und Kunden,
Ihre Meinung zählt! Wir bei (Name der Bank entfernt) sind stets daran interessiert, unseren Service zu verbessern und sicherzustellen, dass wir Ihre Bedürfnisse bestmöglich erfüllen. Daher möchten wir gerne Ihre Meinung hören.
Ihre Bewertung ist uns wichtig!
Bitte nehmen Sie sich einen kurzen Moment Zeit, um uns auf vertrauenswürdigen Plattformen wie Trustpilot, Google oder Finanzfluss zu bewerten. Ihr Feedback hilft uns, unseren Service kontinuierlich zu optimieren und Ihre Erwartungen noch besser zu erfüllen.
Ihre ehrliche Meinung ist uns wertvoll und trägt dazu bei, die Qualität unserer Dienstleistungen weiter zu steigern. Wir danken Ihnen herzlich im Voraus für Ihre Unterstützung.
Wer tatsächlich daran interessiert ist, eine ehrliche Meinung zu erhalten, besonders wenn mögliche Verbesserungen daraus entstehen sollen, dann müssen diese Meinungen direkt an das Unternehmen selbst gerichtet werden, und schon gar nicht über irgendwelche Bewertungsportale.
In solchen Fällen werden nicht nach Meinungen gefragt, sondern nach guten Bewertungen für Werbezwecke.
Ich erlebe es nicht nur bei mir in Rodenbach, sondern auch in zahlreichen Bäckereien von München bis Dortmund. Wenn viele Menschen in eine Bäckerei hineingehen wollen, dann stellen sie sich schön ordentlich an, und zwar mit ordentlichem Abstand zueinander. Und wenn zu viele Menschen sich anstellen, dann bilden sie Schlangen, und zwar draußen, vor dem Geschäft selbst.
Dieses Verhalten gab es vorher nicht, zumindest nicht in diesem Maß. Früher kamen alle Menschen in die Bäckerei und haben einfach dort gewartet. Es gab keine Schwierigkeiten zu bestimmen, wer als Nächster dran war, denn das wurde gegenseitig und untereinander abgestimmt. Es gab fast nie Probleme.
Ein neues Verhalten wurde uns eingeprägt, bedingt durch die Corona-Maßnahmen und dieses Verhalten ist uns in vielen Bereichen bis heute hängengeblieben, nicht nur in vielen Bäckereien.
Es geht darum zu erkennen, welche Verhaltensarten noch aktuell zweckdienlich sind, und welche, die vielleicht nicht unbedingt mehr sinnvoll sind. Der Mensch ist ein Gewohnheitstier und ein wesentlicher Aspekt, der uns von den Tieren unterscheidet, ist unsere Entscheidungsfähigkeit, aber nur wenn wir davon Gebrauch machen.
Ich verwende To-do-Listen für die Bewältigung von Aufgaben seit mindestens 40 Jahren. Am Anfang waren natürlich Notizen auf Papier die optimale Methode, um nichts zu vergessen und Aufgaben im Blick zu halten.
Mit der zunehmenden Zeit wurde jedoch alles digitalisiert und ich habe sicherlich über 50 verschiedene Anwendungen, Excel-Listen und Apps ausprobiert und benutzt.
Mein Problem mit allen Aufgabenlisten war die Tatsache, dass es immer Aufgaben gab, die ich niemals zu Ende gebracht habe. Solche Aufgaben gehörten mehr zu einer Art Wunschliste, aber nicht zu einer Aufgabenliste.
Die Lösung war eine Trennung zwischen Aufgaben und PROJEKTEN. Eine Aufgabe hier ist ein einziges Ereignis, am besten mit Datumsangaben versehen. Ein Projekt kann mehrere Aufgaben haben und möglicherweise nie beendet oder angefangen werden, je nachdem. Wenn ein bestimmtes Projekt eine Wiedervorlage erfordert, dann kann dieser Termin als Aufgabe erscheinen.
Die einfache Trennung zwischen Aufgaben und Projekten hat für mehr Übersichtlichkeit und Organisation gesorgt, als 40 Jahre Erfahrung, Training und Hunderte Bücher je getan hat. Wenn du diesen Tipp selbst ausprobierst, kannst du möglicherweise auch paar Tage Zeit sparen.