Es gibt so viele und unterschiedliche Systeme für das Sortieren und Verwaltung von digitalen Dokumenten, dass man schnell den Überblick verlieren kann.
Die Herausforderung bei allen Systemen ist die Wiederauffindbarkeit nach der Ablage.
Ich bevorzuge Ordner, wo alle Dateien, Notizen und Bilder für ein bestimmtes Thema abgelegt werden, sortiert nach Datum mit Beschreibung:
JJJJ-MM-TT VON – AN – KURZBESCHREIBUNG
Ein Eintrag könnte dann so aussehen:
2024-08-30 Kunde – Blaz – Stellungnahme
Manchmal erfolgen die Beiträge ohne Bindestriche.
Problematisch wird dieses System, wenn es Verbindungen zwischen den jeweiligen Themen gibt.
Ein Dokument, das zu einer bestimmten Akte gehört, kann auch in einem anderen Fall relevant sein. Natürlich konnte man die Datei einfach in zwei Ordnern kopieren, aber diese Methode sitzt nicht richtig bei mir und sorgt gelegentlich für Verwirrung.
Hier können dann die Etiketten (manchmal werden sie Labels genannt) helfen.
Damit ein System mit Etiketten funktioniert, muss jedoch die Möglichkeit vorhanden sein, alle Dateien in allen Ordern gleichzeitig zu suchen. Je nach Möglichkeit und System ist eine solche Suche nicht immer möglich.
Die Texte (auch als Notizen genannten) sind wahrhaftig die einzigen Dateien, deren Inhalte uns vermutlich alle überleben werden.
Reine Texte gehen nicht verloren und es besteht keine Gefahr, dass die Formatierung mit der Zeit geändert wird und die Dateien nicht mehr lesbar sind.
Und die Texte sind schnell durchsuchbar mit fast allen Programmen, Apps und sonstigen Anwendungen, die es überhaupt gibt.
Bei meinen Akten hat sich die Praxis bewahrt, weiterhin auf digitale Ordner zu setzen (ich liebe sie einfach) und sämtliche Dateien pro Fall in einem einzigen Ordner abzulegen. Und falls die Notwendigkeit besteht, können auch Unterordner eingesetzt werden.
Aber es sind die Texte, die Inhaltsverzeichnisse dokumentieren und die Möglichkeit anbieten, Dateien einfach aus ganz unterschiedlichen Ordnern herauszufinden und auf sie verweisen zu können.
Eine einzige Text-Datei pro Ordner reicht völlig aus.
In dieser Datei werden die relevanten Daten und Ereignisse aufgelistet.
Ein Verweis auf eine andere Datei in einem anderen Ordner kann somit problemlos erfolgen.
Es wird somit lediglich eine Sammlung von Notizen angelegt, ähnlich wie ein Inhaltsverzeichnis, wonach sämtliche Dateien in unterschiedlichen Ordnern schnell wiedergefunden werden können.
Dazu können weitere Hinweise, Notizen oder Schlagwörter hinzugefügt werden.
Am Ende geht es darum, mit weniger mehr zu erreichen. Das System dabei kann eigentlich egal sein, Hauptsache man findet, wonach man sucht, und zwar nach der Ablage.
Die Texte sind unverzichtbar geworden, um dieses Ziel zu erreichen.