Aufgaben und Projekte

Es gibt zahlreiche und unterschiedliche Möglichkeiten, Ziele zu erreichen. Eine ganze Industrie beschäftigt sich sogar damit, denn der Bedarf an Lösungen ist hoch.

Was sich für mich als hilfreich erwies, war die Unterscheidung zwischen Aufgaben und Projekten.

Eine Aufgabe kann nur einen einzigen Schritt erfordern, um erledigt zu werden. Erfordert die Aufgabe mehrere Schritte, dann sind die Aufgaben ein Projekt.

Projekte enthalten mehrere Schritte und werden nacheinander mit Aufgaben abgearbeitet.

Letztlich zielen die meisten Aufgabenverwaltungssysteme darauf ab, Aufgaben zu definieren, auszuwählen und schrittweise zu erledigen.

Projekte werden bei mir als einfache Text-Notizen gespeichert. In einer solchen Notiz werden die einzelnen Schritte für die Erledigung des jeweiligen Projekts niedergeschrieben. Anschließend wird bewertet, ob die Zeit reif ist, eine Aufgabe aus einem der Projekt-Schritte zu machen. Wenn die Aufgabe erledigt wird, dann gibt es einen Vermerk in der jeweiligen Projekt-Notiz. Somit bleibt der Überblick und Nachvollziehbarkeit der einzelnen Schritte immer erhalten.

Jede Woche werden die aktuellen Projekte besichtigt und die jeweiligen Aufgaben in vorgesehenen Zeitfenstern eingetragen. Flexibilität ist unerlässlich, denn viele Aufgaben werden nicht so wie vorgesehen erledigt werden können und müssen aufgeschoben oder komplett geändert werden.

Aber sämtliche Aufgaben und Projekte werden mit diesem System immer im Blick gehalten und werden wesentlich schneller abgehackt, als viele Systeme, die ich schon ausprobiert habe. Und das waren schon sehr, sehr viele Systeme.

Vielleicht hilft dir die Unterscheidung zwischen Aufgaben und Projekten, so wie sie mir geholfen hat.

Aufmerksamkeit bewusst lenken

In unserer heutigen Gesellschaft sind die Bemühungen, unsere Aufmerksamkeit zu gewinnen, so groß wie nie zuvor. Ständig werden neue Techniken und Methoden entwickelt und erforscht, um unsere Aufmerksamkeit zu gewinnen, und sei es nur für einen kurzen Moment.

Diese Techniken und Methoden werden von einer milliardenschweren Industrie finanziert. Es ist ein Trugschluss zu glauben, dass wir gegen diesen Einfluss vollkommen immun sind, aber das bedeutet nicht, dass der Einfluss immer schlecht ist.

Es ist von entscheidender Bedeutung, dass wir die Kontrolle über unsere Aufmerksamkeit behalten und bewusst handeln. Das bedeutet auch, dass wir Fehler machen werden, aber die Vorteile überwiegen bei Weitem die Nachteile.

Der erste Schritt besteht darin zu erkennen, was wir für uns selbst entscheiden können und was andere Einflüsse für uns entscheiden, ohne dass wir es überhaupt merken.

Wenn du das nächste Mal eine Entscheidung triffst, frage dich, warum du diese Entscheidung triffst. Ist es wirklich deine eigene Entscheidung oder ist es eine Entscheidung, die durch andere Dinge oder Menschen herbeigeführt wurde?

Auf diese Weise stärken wir unsere Aufmerksamkeit und können sie bewusst lenken, anstatt dass sie ohne unsere Erlaubnis oder unser Bewusstsein fremdgesteuert wird.

Was bedeutet BDA wirklich?

Dieser Begriff ist natürlich ein Akronym, aber vielleicht nicht das, was viele Leute denken. Auf der Suche nach Bedeutungen ist Wikipedia sehr hilfreich:

BDA steht für:

Leider enthält diese Liste nicht die Bedeutung, nach der wir suchen, denn es gibt wirklich nur eine Bedeutung für BDA, wenn es um die Lösung von Alltagsproblemen geht:

Beweg Deinen Arsch.

Wenn dieser Ausdruck ein wenig radikal klingt, dann kann man ein bestimmtes Wort durch Gesäß oder Hinterteil und für die Mediziner unter uns, durch den Fachausdruck Musculus gluteus maximus ersetzen, Hauptsache, die Botschaft wird verstanden. Mir gefällt jedoch die erste Variante am besten.

Übrigens, BDA ist kein Ziel, sondern eine Entscheidung etwas zu tun oder zu unterlassen. Es muss nicht viel sein, aber ein kleiner, winziger Schritt zu unternehmen ist immer besser als große Pläne zu schmieden, die niemals umgesetzt werden.

Du weißt jetzt was zu tun ist. BDA.

Verstehen, nicht alles zu verstehen

Eine der wichtigsten Eigenschaften des menschlichen Miteinanders ist zu verstehen, dass wir nicht alles verstehen werden. Diese Erkenntnis muss nicht gleichzeitig bedeuten, dass wir etwas erfinden müssen, um unsere Wissenslücken zu schließen.

Zu verstehen, was wir nicht verstehen, ist elementar wichtig für unseren Umgang miteinander und erweitert unseren Horizont.

Ein Mangel an Verständnis erfordert jedoch Neutralität und die Bereitschaft, sich überraschen zu lassen, wenn wir Verständnis erlangen.

Zu verstehen, was wir nicht verstehen, hilft uns, den Unterschied zwischen Wissen und Meinung zu erkennen, und bewahrt uns davor, übereilte Entscheidungen zu treffen oder unbegründete Meinungen auf der Grundlage von Fake News und alternativen Fakten zu bilden.

Wie viele Zweitmeinungen sind ausreichend?

Es gibt kaum Ausnahmen, in denen es nicht sinnvoll ist, eine zweite Meinung einzuholen. Und je wichtiger die anstehende Entscheidung ist, desto hilfreicher kann eine zweite Meinung sein. Oder eine dritte oder vierte Meinung und so weiter.

Aber wann haben wir genügend Zweitmeinungen eingeholt?

Wenn die Belastung den Nutzen überwiegt.

Im Klartext bedeutet diese Aussage, dass eine zweite Meinung nicht mehr sinnvoll ist, wenn die zusätzliche zweite Meinung mehr Verwirrung und Unsicherheit stiftet als Nutzen bringt.

Die Aussage klingt logisch, aber dennoch suchen viele Menschen nach Zweitmeinungen, bis sie die eine Meinung gefunden haben, die sie selbst gerne hören würden, sozusagen als Bestätigung ihrer eigenen Meinung.

Diese Aussage kann aber auch für Verwirrung sorgen, da viele Menschen nicht genau einschätzen können, wann der Aufwand den Nutzen überwiegt. Daher gibt es zwei Zahlen, die als Erfahrungswerte für die maximale Anzahl der empfohlenen Zweitmeinungen im Alltag herangezogen werden können.

Diese Erfahrungswerte beruhen auf 30 Jahren Berufserfahrung mit Problemlösungen und spiegeln meine eigenen Erfahrungen wider.

Einfache Entscheidungen: maximal DREI Zweitmeinungen.

Schwerwiegende Entscheidungen: maximal FÜNF Zweitmeinungen.

Dann ist es vorbei, und es sollte die bestmögliche Entscheidung getroffen werden.

In 99 % aller Fälle sind diese drei bis fünf Zweitmeinungen absolut geeignet, um Alltagsprobleme zu lösen. Mehr Zweitmeinungen führen eher zu mehr Problemen als zu Lösungen.