Monat: August 2024

Es gibt so viele und unterschiedliche Systeme für das Sortieren und Verwaltung von digitalen Dokumenten, dass man schnell den Überblick verlieren kann.

Die Herausforderung bei allen Systemen ist die Wiederauffindbarkeit nach der Ablage.

Ich bevorzuge Ordner, wo alle Dateien, Notizen und Bilder für ein bestimmtes Thema abgelegt werden, sortiert nach Datum mit Beschreibung:

JJJJ-MM-TT VON – AN – KURZBESCHREIBUNG

Ein Eintrag könnte dann so aussehen:

2024-08-30 Kunde – Blaz – Stellungnahme

Manchmal erfolgen die Beiträge ohne Bindestriche.

Problematisch wird dieses System, wenn es Verbindungen zwischen den jeweiligen Themen gibt.

Ein Dokument, das zu einer bestimmten Akte gehört, kann auch in einem anderen Fall relevant sein. Natürlich konnte man die Datei einfach in zwei Ordnern kopieren, aber diese Methode sitzt nicht richtig bei mir und sorgt gelegentlich für Verwirrung.

Hier können dann die Etiketten (manchmal werden sie Labels genannt) helfen.

Damit ein System mit Etiketten funktioniert, muss jedoch die Möglichkeit vorhanden sein, alle Dateien in allen Ordern gleichzeitig zu suchen. Je nach Möglichkeit und System ist eine solche Suche nicht immer möglich.

Die Texte (auch als Notizen genannten) sind wahrhaftig die einzigen Dateien, deren Inhalte uns vermutlich alle überleben werden.

Reine Texte gehen nicht verloren und es besteht keine Gefahr, dass die Formatierung mit der Zeit geändert wird und die Dateien nicht mehr lesbar sind.

Und die Texte sind schnell durchsuchbar mit fast allen Programmen, Apps und sonstigen Anwendungen, die es überhaupt gibt.

Bei meinen Akten hat sich die Praxis bewahrt, weiterhin auf digitale Ordner zu setzen (ich liebe sie einfach) und sämtliche Dateien pro Fall in einem einzigen Ordner abzulegen. Und falls die Notwendigkeit besteht, können auch Unterordner eingesetzt werden.

Aber es sind die Texte, die Inhaltsverzeichnisse dokumentieren und die Möglichkeit anbieten, Dateien einfach aus ganz unterschiedlichen Ordnern herauszufinden und auf sie verweisen zu können.

Eine einzige Text-Datei pro Ordner reicht völlig aus.

In dieser Datei werden die relevanten Daten und Ereignisse aufgelistet.

Ein Verweis auf eine andere Datei in einem anderen Ordner kann somit problemlos erfolgen.

Es wird somit lediglich eine Sammlung von Notizen angelegt, ähnlich wie ein Inhaltsverzeichnis, wonach sämtliche Dateien in unterschiedlichen Ordnern schnell wiedergefunden werden können.

Dazu können weitere Hinweise, Notizen oder Schlagwörter hinzugefügt werden.

Am Ende geht es darum, mit weniger mehr zu erreichen. Das System dabei kann eigentlich egal sein, Hauptsache man findet, wonach man sucht, und zwar nach der Ablage.

Die Texte sind unverzichtbar geworden, um dieses Ziel zu erreichen.

Man kann sowohl beim Senden als auch beim Empfangen aufmerksam sein.

Wer aufmerksam spricht, achtet so gut wie möglich auf Wortwahl, Betonung und Tempo.

Wer aufmerksam zuhört, achtet so gut wie möglich darauf, sich zu konzentrieren und angemessen zu verstehen.

Wer aufmerksam spricht und gleichzeitig aufmerksam zuhört, übt sich in der Praxis der 2-Wege-Aufmerksamkeit.

Das Ergebnis ist in der Regel ein langsameres und konzentrierteres Sprechen sowie ein tieferes und detaillierteres Verständnis.

2-Wege-Aufmerksamkeit beginnt jedoch mit ein wenig mehr Aufmerksamkeit in nur einer Richtung, dem Senden oder Empfangen.

In welche Richtung könntest du heute ein wenig mehr Aufmerksamkeit aufbringen?

Es kann manchmal sehr schwierig sein, Fehler zu akzeptieren.

Noch schwieriger kann es werden, wenn andere Menschen für diese Fehler verantwortlich sind.

Oft sind es jedoch die eigenen Fehler, die am schwierigsten zu akzeptieren sind.

Der Schlüssel zur Akzeptanz von Fehlern liegt in der Unterscheidung zwischen Akzeptanz und Einverständnis.

Man kann etwas akzeptieren, ohne damit einverstanden zu sein, nur manchmal müssen wir daran erinnert werden, dass es einen Unterschied zwischen Akzeptanz und Einverständnis gibt.

Viele der Probleme unserer Zeit sind darauf zurückzuführen, dass die Menschen nicht bereit sind, bestimmte Fehler als das zu akzeptieren, was sie zunächst sind: Fehler.

Ob man mit diesen Fehlern einverstanden ist oder nicht, kann letztlich egal sein.

Aber wir müssen Fehler erst einmal so akzeptieren, wie sie sind, bevor wir entscheiden können, ob wir mit ihnen einverstanden sind.

Es wird oft gesagt: „Ich akzeptiere diesen Fehler nicht.“

Gemeint ist aber eigentlich, dass man mit dem Fehler nicht einverstanden ist.

Wenn wir unsere Denkprozesse verfeinern, können wir bessere Lösungen für Fehler finden.

Fehler zu akzeptieren, unabhängig davon, ob wir mit ihnen einverstanden sind oder nicht, ist ein Schritt in diese Richtung.

Wenn jemand Mitgefühl hat, bedeutet das in der Regel, dass diese Person Gefühle für andere Menschen und Ereignisse empfinden kann.

Die Grundlage für Mitgefühl beginnt jedoch bei einem selbst, denn wenn man selbst keine oder nur geringe Gefühle der Freude oder Traurigkeit empfinden kann, wird man diese Gefühle auch bei anderen Menschen nicht erleben können.

Nur wenn wir unsere eigenen Gefühle bewusst wahrnehmen können, ist es möglich, Mitgefühl für andere Menschen zu empfinden.

Hören wir verstärkt auf unsere eigenen Gefühle, anstatt sie zu ignorieren.

Welche Gefühle verspüren wir? Wie verspüren wir diese Gefühle? Was bedeutet diese Gefühle für uns? Welche Auswirkungen haben diese Gefühle auf unsere Entscheidungen im Alltag?

Je tiefer und verständnisvoller wir unsere eigenen Gefühle wahrnehmen und verstehen, desto angemessener und ehrlicher können wir Mitgefühl für andere Menschen empfinden.

Jedes Leben besteht aus Höhen und Tiefen, und es liegt auf der Hand, dass man lieber mehr von den Ersten als von den Zweiten erleben möchte.

Dass beide zusammengehören, wird jedoch gelegentlich übersehen.

Kein Höhepunkt ohne Tiefpunkt.

Kein Gutes ohne Schlechtes.

Das eine kann nicht ohne das andere existieren.